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如何进行公司档案存储管理

日期: 2016-08-29
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公司档案的管理包含公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等内容,对公司档案存储的管理,能对于工作程序的顺畅进行以及公司资料的完整保密起到重要的作用,对公司内部的工作稳步进行和外部的经营活动的开展都具有不可忽视的奠定。


如何进行公司档案存储管理


首先,对公司档案存储要有严密的归档制度,明确界定属于公司的内部资料范围(包含公司发展、经营、管理以及财务的资料等),并对原件予以密封保存,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,则由资料部门保存复印件。各类以公司名义发出的文件、函件,则要留底稿及正文备查。由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,行政科、财务部及合同签订的部门各保存一份。

其次,对于已归档的公司档案存储要进行登记,编制归档目录。不同类型公司档案存储的保管要有条理,主次分明,存放科学。并设置专门的存放档案箱柜,需要具备各类安全条件,保证防火、防潮、防虫等。

再者,借阅已归档的公司档案存储必须严格按照程序履行登记、签收手续。未经许可,不可进行档案的外借、外传,否则,依照规章追究借出者责任。对于文档的复印、扫描需由相关部门上级批准,不得任意转借或复印、对文件不得有拆封、损污,归还时保证档案材料的完整无损。

对于公司档案存储的维护需要定时更新,其中,根据资料的性质和部门需要,定期进行档案分级和移交入库,转移过程要严格监督记录,并尽量保留原件以及对复印件的数量和存放有记录,其余资料上数据资料库进行统一保存管理。

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