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电子公司档案存储需要考虑哪些

日期: 2016-08-29
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  随着信息数字化的普及,公司档案存储也面临电子化趋势,各种存储格式的不断更新变化,给公司档案存储的管理造成了选择的障碍和困难。由于文件格式一旦决定后就不能更改,多样的格式对公司档案存储的分类管理也带来不小的挑战。面对不同的电子档案的存储格式,选择上需要考虑以下几点。

 

电子公司档案存储需要考虑哪些


一、保真度

数字化的过程是通过数据转移对档案信息进行拷贝复制,这个过程由于信息的表达的变化容易造成信息的缺失或错误,因此,选择文件格式时,必须考虑其对于公司档案存储的保真度,这时电子化信息转移过程的基本要求,为了最大程度保证信息的完整性,必要时可允许根据档案数字化目的的不同而适当调整。

二、通用性

根据计算机的硬件以及软件设施不同,电子化档案应具备良好的可移植性,以便于在不同的机器、不同的软件平台下,均保持良好的可读性,而不受软硬件平台变化的限制。既能便于用户对该电子化档案的存取,同时简化管理,不必保存为该类文件专用的阅读软件,便于资源更新共享。

三、实用性

电子化公司档案存储对于存储空间的要求较高,长期累积的大量公司档案存储将对存储空间产生一定的压力,因此,在初始阶段,考虑一定容量的存储空间以适用于公司档案存储的长期存储需要,根据支持所选电子格式的软件得到最实用的存储,也能获取支持软件的费用比较小,从而简化档案管理程序与降低管理费用。

 

公司档案存储的选取标准格式或规范化程度较高的文件格式,在技术上更为科学合理进行统一管理,提高公司运营工作效率,减少繁琐重复的工作程序,能推动档案管理工作的平稳进行和发展,有利于长期使用。

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